21 augustus 1968,
Soestdi jk.
203(24) Voorstel tot vaststelling van een instructie voor de comptabele en de kas
sier.
204(25) Voorstel tot het beschikbaar stellen van een krediet inzake onteigening
van een perceel grond nabij de Laanstraat.
Deze voorstellen worden achtereenvolgens zonder discussie en zon
der hoofdelijke stemming aangenomen.
205(26) Voorstel tot het beschikbaar stellen van een krediet voor de aanschaffing
van een boekhoudmachine.
De heer 0LDENB00M zegt dat hij, omdat hij het gevoel heeft dat
een zaak als de onderhavige op het randgebied van de competentie van de
gemeenteraad ligt, met enige schroom het woord heeft gevraagd. Het betreft
hier z.i. een intern -organisatorische maatregel van een organisatie, maar
als iemand met enige bekendheid ten aanzien van de onderhavige materie kan
hij zich niet van enige opmerkingen onthouden, omdat hem dat al te erg tegen
de borst zou stuiten.
In de inleiding van de ter inzage gelegde nadere toelichting
wordt nogal wat gevoelsmatig gezegd, aldus spreker, dat wij zouden hebben
gesteld dat het besluit tot aanschaffing van de in dit voorstel genoemde
machine niet wel overwogen zou zijn. In verband hiermede wijst hij er op,
dat het niet de bedoeling is geweest het te doen voorkomen alsof door perso
neel van het gemeentehuis ondoordachte zaken zouden gebeuren. Gezien de
deskundigheid is het besluit natuurlijk wei-overwogen geweest, maar uit
sluitend binnen het raam van die deskundigheid.
In de werkelijke motivering zoals die in de toelichting voorkomt
staat: Alvorens de keuze voor de boekhoudmachine bepaald kan worden, moet
vaststaan hoe men de administratie wil inrichten en niet omgekeerd.
Dit is, evenals wat later in de motivering volgt een bijzonder
onjuiste stelling. Wanneer men, zoals wat de gemeente Soest betreft het
geval is, tot een nieuw systeem wil overgaan, dienen de apparatuur en het
systeem samen een gezonde en efficiënte synthese te vormen. Het is gewoon
niet mogelijk om al droogzwemmende, zonder kennis der mogelijkheden en be
perktheden van de apparatuur, een systeem vast te stellen en daarbij een
machine aan te schaffen. Dat is gewoon een onjuiste benadering. Dat getuigt
gewoon van een gebrek aan inzicht op dit gebied.
In de toelichting wordt ook gesteld dat is nagegaan welke formulie
ren en dergelijke te koop worden aangeboden. Het administreren is het verza
melen, het verwerken en het verstrekken van informatie. Het verstrekken van*-
informatie is het uiteindelijke doel waarvoor wordt verzameld en verwerkt.
Het uitgangspunt is dus hetgeen moet worden geleverd. Voorgedrukte formu
lieren van een leverancier zijn zeker niet het uitgangspunt. Geleverd moeten
worden informaties in een bepaalde vorm. Het is aannemelijk dat de gemeente
heeft te maken met een aantal voorgeschreven formulieren. Dpt heeft echter
niets te maken met de formulieren die te koop worden aangeboden. Wanneer
men uitgaat van de formulieren die te koop worden aangeboden, dan maakt men
de fout dat men op een onbelangrijk punt als het ontwerpen van een eigen for
mulier te veel nadruk gaat leggen. Ieder nieuw systeem, iedere boekhoudmachine
zal in de informatieverwerking eigen formulieren eisen en het drukken van
formulieren is slechts een zeer beperkt onderdeel van de totale kosten. Men
moet dan ook niet zoeken naar formulieren die kant en klaar in de handel zijn.
Verder wordt in de toelichting gesproken van deskundige voorlich
ting door leveranciers. Men is begonnen met de modelformulieren van deze
leveranciers te bestellen. Ook dit getuigt van een onjuiste benadering van
de problematiek.
Het concurrentieoverzicht dat in het kader van de toelichting zo
glorieus ten tonele wordt gebracht, is volgens spreker, die zich in het ver
leden op het gebied van de verkoop van deze apparatuur heeft bewogen,
- 151 -